Zaman, yerine yenisini koyamadığımız en kısıtlı kaynağımızdır. Zaman yönetimi işini ustaca gerçekleştirdiğimizde hayallerimize ulaşabiliyoruz; fakat zamanımızı bilinçsizce harcadığımızda ise ne işimizi zamanında bitirebiliyor ne de başarıyı yakalayabiliyoruz. Yarattığı stres ile kendimizi tüketmenin dışında günleri, ayları hatta yılları bile hızla tüketiyoruz.
Önümüzde ise yepyeni bir yıl var. Gerçekleştirmek istediğimiz yeni hedeflerimiz ve hayallerimiz var. Bazı hayallerimiz iş hayatını kapsasa da birçoğu kişisel hayatımızı ilgilendiriyor ve ikisi arasındaki dengeyi bulmak zaman yönetimindeki becerimizle gerçekleşiyor. Zamanımızı planlamadan evvel iş yerinde etkili zaman yönetimi nasıl gerçekleşir, zaman yönetimi ile üretkenlik nasıl gerçekleşebilir bakalım…
Zaman Yönetimi Nedir?
Fotoğraf: Harman Sandhu
Zaman yönetimi, verimliliği ve üretkenliği artırmak adına sorumluluklarımızı ve yapmak istediklerimizi planlı gerçekleştirme yöntemidir. Anlatırken ve okurken yerine getirmesi kolay olsa da zaman yönetimi uygulanması zor bir konudur. Bunun yanında bu uygulama, birçok başarılı insanın başvurduğu eğitim araçlarından da biridir. İlk kez 1980’li yıllarda Danimarka’da zamanlarını daha iyi yönetebilmeleri adına yoğun yöneticiler tarafından ortaya atılmış liderlik gelişim aracıdır. Gitgide yeni yüzyıl yetkinlikleri arasına da katılan zaman yönetiminin aslında popülerleşmesinde iki etken bulunur.
- Multitasking yapamadığımız gerçeği
- Her saniye çevrim içi olma beklentisi
Söylenenin ya da dayatılanın aksine insan beyni, aynı anda iki işi yapmaya programlı değildir. Sinapsler birbiriyle ilişkili hücreleri tek seferde birbirine bağlayabilir, aynı anda arka planda iki farklı program çalışamaz. Başarı, tekrarlar sonucu ortaya çıkar ve bu tekrarların sonunda ise odaklanma meydana gelir ve beyindeki miyelin katmanı, yeteneğin şifresini çözer. Bunu önlemek adına tek bir işe odaklanıp sosyal medyaya öğle aralarında bakabilir ya da bütçe raporunu bitirdikten sonra satış raporlarını inceleyebilirsiniz.
Dijital dikkat dağılmasına sebep olan dijital tufan, iletişimi sürekli kılarak zamanımızı öncelik ya da acil olarak sıralamamıza olanak vermeden, yöneticilerimizin isteklerini derhal karşılama baskısıdır. Bunu önlemek adına da öncelik sıranızı yöneticinizle ya da çalışma arkadaşlarınızla beraber belirleyebilir, iş hayatındaki stres ve zaman yönetimini dengelemiş olursunuz.
İnsan psikolojisinin savunmasızlığını birebir deneyimlediğimiz ve sosyal medyadan sıyrılabildiğimiz vakitlerde nasıl daha üretken olabiliriz, zamanımızı nasıl planlayabiliriz maddeler halinde inceleyelim.
Zaman Nasıl Planlanır?
Fotoğraf: Kevin Ku
Siz kendinize göre şekillendirebilir ya da isimlerini değiştirebilirsiniz. Ancak izlediğiniz yolda mutlaka öncelik sırası, bitiş tarihi, başlangıç tarihi, kim için olduğu ve projenin bitimi için kişisel olarak ne kadar zamana ve ne kadar araştırmaya gerek duyduğunuzu mutlaka yazın. Kabaca zamanınızı planlarken sorumluluğunuzdaki işleri;
- Öncelik sırasına,
- Başlangıç ve bitiş tarihine,
- Ne kadar süreceğine göre yönetebilirsiniz.
Eğer zamanınızın olmadığından şikayet ediyorsanız zaman takibi metoduyla her yarım saatte bir ne yaptığınızı not alın. Gerçekten ne ile meşgul olduğunuzu görünce yirmi dört saatin hiç de az olmadığını fark edebilirsiniz.
Aşağıdaki teknikler artık birçok şirketin sürdürülebilir yetenek yönetimindeki programları arasında zaman yönetimi eğitimi olarak yer alır. Teknikler kısaca ikiye ayrılır; freelance çalışıyorsanız en önemli işinize kapıyı kapatıp odaklanabilir, pomodoro tekniğini uygulayabilirsiniz. Hibrit çalışma modelinin içindeyseniz öncelik sırasına göre çalışmanız, acil işlerinizi belirlemenize yardımcı olur.
Zaman Yönetimi Teknikleri
- Pomodoro Tekniği: Konsantrasyonun gücüne ve beynin çalışma şekline saygı duyduğumuz için pomodoro tekniğini eğer bölünme ihtimaliniz var ise kullanmaya çalışın. Tekniğe göre bir pomodoro, dört ayrı çalışma seansının birleşiminden oluşur. Yirmi beş dakika çalışmadan sonra 5-10 dakikalık aralarla beraber toplam bir saatlik çalışma süresinde 15-20 dakikalık molalar vermiş olursunuz.
- Eisenhower Tekniği: Eisenhower tekniği, eski ABD başkanı David Eisenhower’ın kullandığı ve ortaya attığı bir çalışma sistemidir. Pekala herkesin keşfedip bulabileceği bir sistem ve hatta halihazırda kullanıyor bile olabilirsiniz. Bu tekniğe göre İşlerinizi, gündelik yapmanız gerekenleri acil ve önemli (bitiş süresi yaklaşmış, kariyeriniz ve özel hayatınız için elzem görevler), acil değil ama önemli (önemli ancak bitirmek için daha sürenizin olduğu işler), acil ama önemsiz (az önce aldığınız bir mail bile olabilir, başkası için acil ancak sizin için beklese de olur diyebileceğiniz işler) ve son olarak acil ve önemli olmayan (yapmazsanız bir şey kaybetmeyeceğiniz görevler) işler olarak sıralayabiliriz.
Zaman yönetiminde belki de en önemli detay, gün içerisinde hangi saat aralığında veriminizin artığını bilmektir. Bu da “Studio time” olarak nitelendirilir. En keyifli ve en verimli olduğunuz bu birkaç saatlik dilimde en iyi yazılarınızı, en nitelikli sunumlarınızı, en yaratıcı ürünlerinizi, en dahiyane fikirleriniz tasarlayabilirsiniz.
Kapak Fotoğrafı: Jazmin Quaynor
